Conditions d’utilisation de MyPeopleDoc MD

PRÉAMBULE :

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Bienvenue sur MyPeopleDoc (UKG Employee Vault)

Les présentes conditions d’utilisation (ci-après dénommées « Conditions d’utilisation » ) ont pour objet de définir la relation contractuelle entre PeopleDoc SAS, une société affiliée d’UKG (ci-après dénommée « UKG » ) et la personne physique (ci-après dénommée « Utilisateur », « vous », « votre » ) qui crée un compte MyPeopleDoc MD pour la gestion de fichiers, tel que décrit ci-après.

Votre employeur a conclu un contrat deprestation de services avec UKG ou l’une de ses sociétés affiliées pour la distribution de documents RH, tels que définis ci-dessous, via un compte MyPeopleDoc MD (ci-après dénommé « services » ). En lisant et en acceptant les présentes conditions d’utilisation, l’utilisateur accepte d’activer son compte MyPeopleDoc MD et de recevoir des documents liés aux RH de son employeur via son compte MyPeopleDoc MD .

Les services sont fournis par PeopleDoc SAS, une société constituée et opérant sous les lois françaises, dont le siège social est situé au 26, rue de Montholon, 75009 Paris, France.

Pour utiliser MyPeopleDoc MD , l’Utilisateur doit : (i) disposer de la pleine capacité d’exercice de ses droits (les actes accomplis par les mineurs, selon la loi applicable, seront réalisés sous la responsabilité et le contrôle de leur tuteur légal); (ii) lire et accepter les présentes Conditions d’utilisation.

1. DÉFINITIONS

Le terme « Employeur » désigne l’entité qui a conclu un contrat de prestation de services avec l’une des sociétés affiliéesd’UKG en vue de la distribution de documents RH et que l’Utilisateur autorise à envoyer des documents RH sur son compte MyPeopleDoc MD en fonction des paramètres dudit compte.

Le terme « Fichier(s) » désigne tout Document RH et Fichier personnel tels que définis ci-après.

Le terme « Document(s) RH » désigne tout document envoyés par l’Employeur sur le compte MyPeopleDoc MD dans le cadre du service de distribution de documents relatifs aux ressources humains pour lequel UKG a été sollicitée et auquel l’Utilisateur souscrit en acceptant les présentes Conditions d’utilisation.

Le terme « MyPeopleDoc MD » ou « compte » désigne l’espace personnel sécurisé administré par UKG, permettant à l’Utilisateur de recevoir, stocker, partager, organiser, gérer, visualiser et supprimer des documents liés aux RH, ainsi que de téléverser, stocker, visualiser, organiser, gérer, partager et supprimer des Fichiers personnels.

Le terme « Données personnelles » désigne tout renseignement concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Une « personne physique identifiable » est une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment grâce à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments propres à l’identité de cette personne physique.

Le terme « Fichiers personnels » désigne les fichiers qui sont directement téléversés par l’Utilisateur sur
le compte MyPeopleDoc MD .

Le terme « Services » désigne les services de gestion de fichiers fournis par UKG à l’Utilisateur par le biais
du compte MyPeopleDoc MD après acceptation par l’Utilisateur des présentes Conditions d’utilisation.

Le terme « Conditions d’utilisation » désigne les présentes conditions générales d’utilisation des Services, y compris tout document joint à ces dernières, ainsi que toute modification apportée à celles-ci.

Le terme « Utilisateur(s) » désigne toute personne physique ayant la pleine capacité d’exercice de see droits qui a créé un compte MyPeopleDoc MD .

2. CHAMP D’APPLICATION DES CONDITIONS D’UTILISATION

Les Conditions d’utilisation définissent la relation entre UKG et l’Utilisateur, concernant l’accès à et l’utilisation de MyPeopleDoc MD , ainsi que les droits et obligations des deux parties, notamment en ce qui concerne les Fichiers (tels que les bulletins de salaire électroniques et tout autre Document RH envoyés à l’Utilisateur par l’Employeur ainsi que les Fichiers personnels que l’Utilisateur peut choisir de téléverser sur MyPeopleDoc MD ), les sauvegardes, le traitement des Données personnelles effectué dans le cadre des Services.

3. ACTIVATION DU COMPTE

Pour activer le compte MyPeopleDoc MD , les Utilisateurs doivent en premier lieu s’inscrire à l’aide de leur adresse courriel personnelle, puis accepter les Conditions d’utilisation en cochant la case relative à l’activation du compte au moment de l’inscription.

4. DESCRIPTION GÉNÉRALE DE MyPeopleDoc MD

Pour créer un compte MyPeopleDoc MD , l’Utilisateur reçoit une invitation de l’Employeur lui permettant de créer un compte MyPeopleDoc MD auprès d’UKG. Tel que défini ci-dessus, MyPeopleDoc MD est un espace personnel sécurisé géré par UKG permettant à l’utilisateur de recevoir, stocker, partager, organiser, gérer, consulter et supprimer des Documents RH de l’Employeur. En outre, les Utilisateurs peuvent téléverser, stocker, visualiser, organiser, gérer, partager et supprimer des Fichiers personnels.

4.1. Lors de l'inscription auprès d'UKG pour créer un compte MyPeopleDoc®, nous recommandons vivement à l'Utilisateur d'utiliser une adresse e-mail personnelle afin de garantir un accès à long terme aux identifiants du compte MyPeopleDoc®, indépendamment de sa relation avec l'Employeur. UKG mettra automatiquement en œuvre une Authentification multifactorielle (MFA) en utilisant les identifiants fournis lors de l'inscription. Une fois le compte MyPeopleDoc® activé, l'adresse e-mail personnelle permettra à l'Utilisateur de gérer son espace personnel sécurisé et de conserver son compte même après un changement d'employeur. MyPeopleDoc® permet à l'Utilisateur de :

- recevoir des documents RH de son Employeur (actuel ou futur) auquels l’Utilisateur a donné son accord préalable. L’Utilisateur sera notifié lorsque les documents liés aux RH seront disponibles, à l’adresse électronique utilisée pour l’activation du compte MyPeopleDoc MD ;

- lier le compte d’un Utilisateur à un ou plusieurs Employeurs. L’Employeur peut envoyer n’importe quel type de Document RH sur une base automatisée et régulière ou sur une base manuelle et ponctuelle;

- téléverser, stocker, renommer, afficher, partager, organiser et supprimer des Fichiers personnels dans un espace de stockage personnel limité à une capacité de stockage
de 10 Go (Giga-octets);

- partager des documents avec des tiers en créant des espaces de partage dans des
« dossiers partagés »;

- supprimer des documents que l’utilisateur ne souhaite plus conserver, grâce à la fonctionnalité « corbeille ».

4.2. UKG reconnaît l'importance de préserver la confidentialité des Documents RH et des Fichiers Personnels. En conséquence, UKG met en œuvre des mesures de protection appropriées pour garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de ces fichiers. L'accès aux Fichiers Personnels est strictement limité, et UKG ne partage pas ces fichiers sans autorisation appropriée. De plus, les liens d'accès peuvent être suspendus ou désactivés pour empêcher tout accès non autorisé.Les paramètres de gestion du Compte Utilisateur (y compris le type de Fichiers, le choix de se désinscrire, ainsi qu'un enregistrement des dates et heures de modification de ces paramètres) peuvent être transmis à l'Employeur dans le cadre du service de distribution de Documents RH pour lequel UKG a été mandaté.

5. PROTECTION DES DONNÉES

La politique de confidentialité d’UKG est disponible ici . Les Utilisateurs trouveront ci-après des dispositions spécifiques en matière de protection des données relatives au compte MyPeopleDoc MD .

5.1. Identité et coordonnées du responsable du traitement des données

PeopleDoc SAS (UKG)

26 Rue de Montholon

75009

Paris, France

5.2. Coordonnées de notre responsable du traitement des données

privacy@ukg.com

ou

PeopleDoc SAS (UKG)

À l’attention du DPO - Responsable de la protection des données

26 Rue de Montholon

75009

Paris, France

Ce canal de communication est exclusivement réservé aux demandes relatives à la protection des données personnelles, conformément à la législation en vigueur. Pour toute autre demande d'assistance, veuillez contacter notre équipe de support dédiée via le lien disponible sur la page du service ou directement à l'adresse suivante : https://hrsd-peopledoc.ukg.com/s/ .

5.3. Objectifs et fondement juridique du traitement des données

5.3.1. Les données personnelles des Utilisateurs sont traitées dans le cadre de la fourniture
des Services MyPeopleDoc MD pour les motifs suivants :

- permettre la connexion et l’activation du compte MyPeopleDoc MD ;

- permettre à l’Utilisateur et à l’Employeur d’échanger des Documents RH;

- permettre à l’Utilisateur de stocker les fichiers;

- s’assurer que l’Utilisateur reçoive des notifications concernant certaines activités du compte, par exemple l’envoi d’un courriel lorsque l’Utilisateur reçoit un nouveau Document RH;

- Garantir la confidentialité et la sécurité du compte de l'Utilisateur ;

- Garantir que l'Utilisateur reçoive les SMS et e-mails liés à l'Authentification multifactorielle (MFA) ;

- Garantir l'accès à l'assistance utilisateur d'UKG ;

- Et activer d'autres fonctionnalités et caractéristiques liées au compte MyPeopleDoc®.

5.3.2. Par ailleurs, UKG conserve les données personnelles suivantes afin de maintenir un compte MyPeopleDoc MD actif :

- a dresse courriel;

- prénom et nom;

- les adresses IP et les renseignements concernant les systèmes d’exploitation (fonction « dernière activité du compte »);

- le numéro de téléphone (uniquement conservé lorsque le SMS est utilisé comme MFA ).

5.3.3. Le fondement juridique du traitement des données personnelles réside dans l’intérêt légitime d’un tiers, l’Employeur, comme expliqué plus en détail ci-après.

5.4. Intérêts légitimes poursuivis par l'Employeur et rôles au titre du RGPD

5.4.1. MyPeopleDoc® est proposé à l'Utilisateur par décision de l'Employeur, en tant qu'avantage facultatif visant à faciliter la transmission sécurisée et numérique de documents RH (ex. : bulletins de paie, contrats de travail, correspondances internes). L'Utilisateur peut choisir de créer ou non un compte MyPeopleDoc®. S'il refuse, il ne recevra pas les documents RH par voie électronique via MyPeopleDoc® et devra convenir d'un mode de transmission alternatif directement avec le service des ressources humaines de l'Employeur.

5.4.2. L'Employeur a un intérêt légitime à fournir un compte MyPeopleDoc® afin de :
(i) se conformer aux obligations légales applicables (y compris la transmission électronique des bulletins de paie, autorisée par la loi) ; (ii) optimiser les processus RH internes ; et (iii) soutenir les initiatives de numérisation. UKG traite les données personnelles pour le compte de l'Employeur, en cohérence avec ces intérêts légitimes, afin de garantir la qualité et la fonctionnalité des services fournis.

5.4.3. Lors de la pondération de ces intérêts avec les droits de l'Utilisateur, ces derniers ne seront pas restreints, car le traitement des Données Personnelles de l'Utilisateur est strictement limité aux finalités décrites dans la Politique de Confidentialité. Les droits de l'Utilisateur (tels que le droit à l'effacement et d'accès) sont toujours préservés.

5.4.4. Rôles et responsabilités au titre du RGPD

Conformément à l’Article 4(7) du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) (UE) 2016/679, les Parties reconnaissent leurs rôles respectifs en tant que responsables de traitement indépendants comme suit :

5.4.4.1. Responsabilités de l’Employeur :

L’Employeur agit en tant que responsable de traitement indépendant pour les finalités suivantes :

- Gérer ses activités RH, y compris la sélection et l’utilisation du service MyPeopleDoc® ;

- Émettre et distribuer correctement les Documents RH aux utilisateurs ;

- Déterminer la base légale du traitement des Données Personnelles liées aux RH.

- L’Employeur est responsable de :

- Garantir le respect des lois applicables en matière d’emploi et de protection des données dans le traitement des Données Personnelles liées aux RH ;

- Mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles de sécurité appropriées et distribuer les Documents RH aux destinataires corrects ;

- Satisfaire aux demandes des personnes concernées dans le cadre du RGPD.

5.4.4.2. Responsabilités d’UKG :

UKG, en tant que fournisseur de la plateforme MyPeopleDoc® et gestionnaire du coffre-fort numérique de documents, agit en tant que responsable de traitement indépendant pour :

- Exploiter, sécuriser et gérer la plateforme ;

- Déterminer les moyens techniques et de sécurité du traitement (ex. : protocoles d’authentification des utilisateurs, contrôles d’accès aux documents) ;

- Se conformer aux Lois Applicables et à la législation sur la protection des données dans ses opérations.

5.4.4.3. Responsabilités mutuelles au titre du RGPD :
UKG et l’Employeur s’engagent à :

- Mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté aux risques ;

- Gérer les violations de Données Personnelles conformément aux Articles 33 et 34 du RGPD (ex. : notifications aux autorités de contrôle et aux personnes concernées) ;

- Coopérer de bonne foi pour remplir leurs obligations respectives au titre de la législation sur la protection des données.

En cas de violation de Données Personnelles impliquant des documents transmis via MyPeopleDoc® :

- Toute violation ou incident résultant d’une distribution incorrecte de documents reste sous la responsabilité de l’Employeur ;

- UKG se réserve le droit de prendre des mesures raisonnables et appropriées, dans le cadre de ses contrôles, pour atténuer les risques, y compris la suspension temporaire de l’accès aux documents concernés, en conformité avec ses obligations légales.

5.5. Transfert de données personnelles

UKG est autorisé à avoir recours à des sous-traitants. Certains sous-traitants peuvent être établis dans des pays ne faisant pas partie de l’Espace Économique Européen, à condition que ces transferts soient conformes aux réglementations européennes ou nationales en vigueur en matière de protection des données personnelles.

Pour en savoir plus sur l’établissement et les transferts de données, veuillez consulter notre site concernant la transparence ici .

5.6. Conservation des données et durée

5.6.1. Après son inscription, l’Utilisateur peut recevoir des Documents RH de la part de ses Employeurs (actuels et futurs).

5.6.2. L’Utilisateur ne recevra plus de Documents RH de la part d’un Employeur dans les
cas suivants :

- la relation entre l’Utilisateur et l’Employeur prend fin ou l’Employeur cesse d’envoyer des Documents RH à l’Utilisateur, pour une quelconque raison que ce soit; ou

- le compte MyPeopleDoc MD est supprimé, soit par l’Utilisateur, soit par UKG.

5.6.3. Sous réserve des dispositions ci-après, l’Utilisateur peut conserver indéfiniment son compte MyPeopleDoc MD et continuer à l’utiliser pour ses Fichiers personnels.

5.6.4. L’Utilisateur peut continuer à accéder aux Fichiers du compte à l’adresse www.mypeopledoc.com ou à toute autre adresse de substitution qui sera communiquée par UKG, en utilisant le même nom d’utilisateur et mot de passe.

6. RAPPORT D’ACTIVITÉ

6.1. UKG enregistre les activités de l’Utilisateur sur le compte MyPeopleDoc MD à des fins de sécurité, plus particulièrement afin de pouvoir repérer lorsqu’un tiers accède au compte à l’insu de l’Utilisateur. Les registres des activités peuvent être conservés sous une forme identifiable par UKG pendant une durée maximale d’un (1) an et seront définitivement détruits au moment de la suppression du compte MyPeopleDoc MD .

6.2. Pour en savoir plus sur le registre des activités de l’Utilisateur, nous vous invitons à consulter notre page  d’aide ici.

7. DROITS DE L’UTILISATEUR

7.1. Accès et rectification

7.1.1. L’Utilisateur peut voir, rectifier et télécharger tous les renseignements qui figurent sur son compte MyPeopleDoc MD à n’importe quel moment et depuis n’importe quel appareil. En outre, l’Utilisateur peut écrire directement à l’adresse suivante : privacy@ukg.com ou à PeopleDoc SAS, 53 rue d’Hauteville, 75010, Paris, France.

7.1.2. L’Utilisateur reconnaît que lors du téléchargement d’un Document RH depuis le compte MyPeopleDoc MD , le contenu dudit document pourra être modifié et/ou compromis, car UKG ne sera plus en mesure d’assurer l’intégrité du Document RH téléchargé.

7.2. Sécurité

7.2.1. UKG met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer un niveau de sécurité adapté au risque, en tenant compte :

- de l’état des connaissances en matière de sécurité informatique;

- des coûts liés à la mise en œuvre;

- de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement des données; et

- des risques affectant les droits de l’Utilisateur.

7.2.2. UKG se conforme, dans la mesure du possible, aux obligations suivantes concernant
son personnel :

- ne réaliser aucune copie des fichiers, à l’exception de ce qui est nécessaire pour la fourniture des Services;

- ne pas utiliser les Fichiers à d’autres fins que celles prévues dans les Conditions d’utilisation;

- ne pas divulguer les Fichiers à des tiers, qu’ils s’agissent de personnes publiques ou privées, physiques ou morales, sans l’autorisation préalable de l’Utilisateur, sauf disposition contraire de la législation en vigueur.

- prendre toutes les mesures utiles afin d’éviter l’utilisation frauduleuse de ces Fichiers pendant leur conservation sur le compte MyPeopleDoc MD ; et

- prendre toutes les mesures de sécurité utiles, notamment concernant la sécurité matérielle, afin d’assurer la sauvegarde et l’intégrité des fichiers pendant leur conservation sur le compte MyPeopleDoc MD .

7.2.3. Authentification multifactorielle (ou « MFA ») : MyPeopleDoc® active désormais la MFA par défaut en tant que mesure de sécurité obligatoire pour tous les Comptes. Les Utilisateurs doivent finaliser la configuration de la MFA lors de la configuration initiale du compte pour accéder aux services. Ce protocole de vérification en plusieurs étapes reste actif pendant tout le cycle de vie du compte afin d'assurer une protection continue.

7.2.4. En ce qui concerne l'utilisation des services Captcha dans MyPeopleDoc, l'utilisateur peut être concerné par:

a.  Google ReCAPTCHA : l'UKG utilise Google ReCAPTCHA pour protéger les comptes MyPeopleDoc MD contre les actes malveillants (ransomware, etc.). Ce service permet à l'UKG de déterminer si les noms d'utilisateur sont créés par des personnes ou par un processus automatisé. La fonctionnalité de ce service comprend l'envoi des adresses IP et de toute autre donnée reCAPTCHA nécessaire à Google. Toutefois, l'adresse IP de l'utilisateur est abrégée par Google dans les États membres de l'Union européenne ou de l'Accord sur l'Espace économique européen. L'adresse IP de l'utilisateur collectée par le service reCAPTCHA ne sera pas associée à d'autres données de Google, à moins que l'utilisateur ne soit connecté à son compte Google lorsqu'il utilise le plug-in "reCAPTCHA". Le service reCAPTCHA est régi par la politique de confidentialité de Google. Pour plus d'informations sur les règles de confidentialité de Google, veuillez consulter le site https://policies.google.com/privacy?hl=fr-CA.

OU

b. hCaptcha : UKG utilise hCaptcha : pour sécuriser les comptes MyPeopleDoc® contre les événements malveillants (par exemple, les ransomwares, etc.). Ce service permet à UKG de déterminer si les connexions sont effectuées par des personnes physiques ou par un traitement automatisé. La fonctionnalité de ce service comprend l'envoi des adresses IP et de toute autre donnée requise par hCaptcha. De plus amples informations sur les politiques de confidentialité des données de hCaptcha sont disponibles à l'adresse suivante : https://www.hcaptcha.com/privacy.

7.2.5. L’Utilisateur sera seul responsable des risques liés à la divulgation ou l’utilisation abusive des noms d’utilisateur et mots de passe. UKG recommande vivement à l’Utilisateur de ne pas communiquer ses nom d’utilisateur et mot de passe à des tiers.

8. DEVOIRS DE L’UTILISATEUR

8.1. Les fichiers personnels de l’Utilisateur. L’Utilisateur s’assure que les Fichiers personnels tels que définis ci-dessus : (i) ne donnent pas lieu à l’engagement de sa responsabilité civile ou pénale (par exemple : diffamation, menaces, pornographie, actions indécentes, abusives, calomnieuses ou autrement répréhensibles) ; (ii) ne violent et n’enfreignent aucun droit d’un tiers, y compris tout droit de propriété intellectuelle ou droit à la vie privée, ou ne constituent pas un abus, un harcèlement ou une traque de tout autre personne ; ou (iii) ne déclenchent aucune attaque, aucun virus ou autre code, fichier ou programme informatique nuisible ou préjudiciable de tout type que ce soit. UKG ne peut être tenue responsable du contenu illégal conservé dans le compte MyPeopleDoc MD et se réserve le droit de suspendre tout compte qui enfreint ces dispositions, et de suspendre tout accès associé.

8.2. Notification de contenu illégal : L’Utilisateur qui prend connaissance de l’existence d’un contenu illégal dans MyPeopleDoc MD doit alerter UKG, au moyen de la fonction « aide » d’UKG, afin de permettre à ce dernier de prendre les mesures nécessaires pour gérer et remédier à la situation, conformément à la législation en vigueur. Par exemple, UKG doit notamment être informée des délits suivants :

- apologie des crimes contre l’humanité et des crimes de guerre;

- terrorisme et/ou apologie du terrorisme;

- incitation à la discrimination, à la haine ou à la violence raciale;

- pornographie infantile; et

- messages à caractère violent ou pornographique ou de nature à porter une grave atteinte
à la dignité humaine, lorsqu’ils sont susceptibles d’être vus ou consultés par un mineur.

8.3. Exactitude des documents - La transmission des documents de l’Employeur vers les Utilisateurs est un processus manuel effectué par le personnel de l’Employeur. Par conséquent, des erreurs peuvent survenir, y compris la transmission involontaire de documents incorrects aux Utilisateurs. Pour atténuer les risques de violations de données personnelles découlant de telles erreurs, UKG se réserve le droit de restreindre rapidement l’accès ou de supprimer les documents signalés par l’Employeur comme erronés ou transmis de manière inappropriée. Si un Utilisateur reçoit des documents contenant des données personnelles ne le concernant pas (ex. : bulletins de paie, contrats ou communications envoyés par erreur), l’Utilisateur s’engage à :

- Supprimer le document ;

- S’abstenir de copier, partager ou utiliser de manière inappropriée les informations concernées.

En cas de questions, l’Utilisateur doit : (i) Informer son Employeur ; (i) Contacter l’équipe de protection des données d’UKG (via privacy@ukg.com ) ; (i) Coopérer avec toute enquête ou mesure corrective menée par l’Employeur ou UKG.

9. COÛTS DE MyPeopleDoc MD

MyPeopleDoc MD est gratuit pour les Utilisateurs. Cependant, les frais de connexion internet demeurent à la charge de l’Utilisateur, selon les conditions établies par le fournisseur d’internet, ainsi que le coût de tous les outils nécessaires à la visualisation ou à la lecture des fichiers conservés.

10. CONDITIONS DE RÉCEPTION ET DE LISIBILITÉ DES DOCUMENTS RH

10.1. En fonction des paramètres choisis par l’Employeur, l’Utilisateur accepte de recevoir tout ou partie des Documents RH par voie électronique, qui seront transmis sur le compte MyPeopleDoc MD . Dans ce cas, les Documents RH seront envoyés sur le compte de l’Utilisateur sous format PDF ou tout autre format conforme aux normes en vigueur.

10.2. Au fur et à mesure de l’évolution des technologies, UKG vérifiera régulièrement que les Documents RH qui ont été stockés restent lisibles, à l’aide d’au moins un logiciel standard disponible sur le marché, et qui correspond à un format universel. Si les évolutions technologiques rendent impossible la lecture des Documents RH stockés dans leur format d’origine, UKG procédera à la migration desdits documents vers un autre format lisible, à ses frais, en utilisant un logiciel standard au moment de la migration.

11. NIVEAU DE SERVICE

11.1. Dans le cadre d’un accès contrôlé, MyPeopleDoc MD sera disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, la disponibilité étant soumise aux périodes de maintenance. UKG assurera une disponibilité maximale, dans la mesure du possible.

11.2. Un service d’assistance aux Utilisateurs sera également mis à disposition des Utilisateurs, gratuitement, à l’adresse suivante : https://hrsd-peopledoc.ukg.com/s/ Ce service sera disponible les jours ouvrables, du lundi au vendredi pendant les heures de travail (de 9h30 à 18h30 heure d’Europe centrale).

11.3. L’accès à MyPeopleDoc MD peut être soumis à certaines restrictions de fonctionnalités en fonction des exigences opérationnelles ou de maintenance. En cas d’urgence ou de violation matérielle et en dernier recours, l’accès à MyPeopleDoc MD de l’Utilisateur peut être temporairement suspendu pour toute opération de maintenance urgente pouvant être réalisée par UKG.

11.4. En cas d’interruption du service MyPeopleDoc MD , planifiée ou non, l’Utilisateur sera informé à l’aide d’un message au moment de sa connexion au son compte MyPeopleDoc MD .

12. RESPONSABILITÉ POUR MyPeopleDoc MD

12.1. UKG s’engage à assurer l’accès aux Documents RH, ainsi qu’à protéger leur lisibilité, leur intégrité et leur confidentialité, dans les meilleures conditions possibles qui sont disponibles
à tout moment.

12.2. Dans la mesure où la loi l’autorise, UKG ne peut être tenu responsable des dommages indirects, tels que la perte de revenus ou d’intérêts, pouvant être subis par l’Utilisateur. UKG ne peut être tenue responsable des dysfonctionnements ou problèmes d’accès au compte MyPeopleDoc MD suite à des évènements de force majeure, tels que définis par les lois en vigueur et la jurisprudence.

12.3. En outre, UKG ne peut être tenue responsable de l’accès non autorisé par un tiers au compte MyPeopleDoc MD de l’Utilisateur, lorsque ledit accès est obtenu en utilisant le code d’accès de l’utilisateur ou le courriel lié au compte MyPeopleDoc MD de l’Utilisateur. Dans ce cas, si l’Utilisateur demande que l’accès à son compte soit bloqué, et jusqu’à ce qu’UKG émette un nouveau code, l’accès au compte sera temporairement suspendu.

12.4. De plus, UKG ne peut être tenue responsable du contenu des fichiers téléversés ou conservés dans le compte MyPeopleDoc MD de l’utilisateur.

13. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ET LICENCE

13.1. Licence. UKG accorde à l’Utilisateur une licence mondiale personnelle, non exclusive, non transférable et non cessible, pour accéder et utiliser MyPeopleDoc MD , qui est limitée aux services souscrits par l’Employeur, sous réserve des autres dispositions des présentes Conditions d’utilisation. L’Utilisateur reconnaît qu’il n’a aucun droit sur les codes objet et source des services et de MyPeopleDoc MD , qui sont et resteront la propriété exclusive d’UKG.

13.2. Restrictions de l’utilisateur en matière de propriété intellectuelle L’Utilisateur ne doit pas : (i) accéder aux Services ou les utiliser de quelque manière que ce soit à des fins autres que celles expressément autorisées par les présentes Conditions d’utilisation; (ii) changer, modifier ou créer des œuvres basées sur tout ou partie des Services; (iii) modifier, désassembler ou décompiler toute partie des Services ou appliquer tout autre processus ou procédure qui porterait atteinte aux droits d’UKG (à la seule exception de ce qui est permis par la législation en vigueur); (iv) accéder aux Services ou les utiliser de manière à éviter de dépasser les limites ou quotas d’utilisation; (v) utiliser les Services afin de créer une application ou un service similaire ou concurrent; (vi) modifier ou supprimer tout mécanisme de désactivation ou éviter toute mesure de protection technique associée aux Services, ou utiliser tout outil pour activer des caractéristiques ou fonctionnalités qui sont autrement désactivées; ou (vii) supprimer ou modifier tout avis de propriété (p. ex. les avis de droit d’auteur ou concernant les marques de commerce) impliquant les Services.

14. ÉCHÉANCE ET RÉSILIATION

14.1. Échéance. Les présentes Conditions d’utilisation entrent en vigueur : (i) pour les nouveaux comptes, au moment de l’activation du compte de l’Utilisateur (ci-après dénommé « la date d’entrée en vigueur »), en cochant la case prévue à cet effet , comme indiqué à la section 3 ci-dessus, ou (ii) en cas de révision des présentes Conditions d’utilisation, pour les comptes existants, quarante-cinq (45) jours après leur mise en ligne comme indiqué ci-après à la section 16.

14.2. Résiliation par l’Utilisateur. L’Utilisateur a le droit de résilier les présentes Conditions d’utilisation en supprimant son compte MyPeopleDoc MD , au moyen de la fonctionnalité prévue à cet effet. Après réception de la demande de suppression, UKG s’engage à procéder à la suppression rapide du compte, et en toutes circonstances, au plus tard dans un délai de quarante (40) jours.

14.3. Suspension et résiliation par UKG. UKG peut suspendre les Services, à sa discrétion, avec effet immédiat, si les Utilisateurs ne respectent pas leurs obligations et notamment celles indiquées dans la section 8 des Conditions d’utilisation. UKG peut résilier les Services, à sa discrétion, avec effet immédiat : (i) sur notification écrite de l’Utilisateur si ce dernier viole les présentes Conditions d’utilisation et ne remédie pas substantiellement à la violation dans les sept (7) jours; ou (ii) si le compte MyPeopleDoc MD est inactif depuis plus de douze (12) mois et ne contient plus aucun Fichier. Dans ces cas, UKG peut envoyer un message avertissant de la fermeture du compte à l’adresse courriel mentionnée par l’Utilisateur au moment de la création du compte. Si l’Utilisateur ne répond pas à ce message dans un délai de trente (30) jours, UKG considérera que le compte n’est plus utilisé et procédera dès lors à sa suppression.

14.4. Effets de la résiliation par l’utilisateur. En supprimant le compte MyPeopleDoc MD , l’Utilisateur reconnaît que tous les Fichiers et les données associées seront définitivement supprimés. Par conséquent, l’Utilisateur doit télécharger tous les Fichiers conservés dans le compte MyPeopleDoc MD dont il pourrait avoir besoin avant de procéder à la suppression du compte, en sélectionnant les Fichiers et en cliquant sur « télécharger ». Une fois supprimé, le compte ne peut être réactivé ou restauré.

15. QUE SE PASSE-T-IL AVEC LE COMPTE DE L’UTILISATEUR SI CELUI-CI DÉCÈDE-CONTACT LÉGATAIRE

15.1. L’Utilisateur peut choisir soit de désigner un contact légataire pour s’occuper de son compte après son décès, soit qu’il soit procédé à la suppression définitive de son compte. UKG recommande fortement de désigner un contact légataire afin que le compte MyPeopleDoc MD puisse être géré par quelqu’un. L’Utilisateur peut contacter https://hrsd-peopledoc.ukg.com/s/ et informer UKG
de son choix.

Si l’Utilisateur n’a pas désigné un contact légataire, le compte restera actif jusqu’à ce qu’UKG soit informé du décès de l’Utilisateur à la réception d’un certificat de décès original émis par les autorités compétentes. Les héritiers légitimes et/ou les tiers concernés par les procédures de succession peuvent avoir accès au compte afin de récupérer les Fichiers à des fins de succession. Pour obtenir l’accès aux fichiers , une preuve établissant que la personne est concernée par la succession de l’Utilisateur pourra être demandée.

16. MODIFICATIONS DE MyPeopleDoc MD ET DES PRÉSENTES CONDITIONS D’UTILISATION

16.1. UKG se réserve le droit d’adapter ou de modifier la gamme des services proposés par MyPeopleDoc MD . Toute modification entre en vigueur à la date où elle est téléversée et est mise en ligne.

16.2. UKG se réserve le droit de modifier les présentes Conditions d’utilisation. Toute modification entrera en vigueur et sera applicable quarante-cinq (45) jours après avoir été mise en ligne. L’Utilisateur sera informé de ces modifications au moment de se connecter à MyPeopleDoc MD après que la modification soit intervenue et avant que l’Utilisateur puisse utiliser le compte. Les changements seront applicables à tous les Utilisateurs.

16.3. Si l’Utilisateur n’approuve pas la nouvelle version des Conditions d’utilisation, l’Utilisateur doit supprimer son compte MyPeopleDoc MD . Avant de supprimer le compte, il est recommandé à l’Utilisateur de télécharger les Fichiers qu’il ou elle souhaite conserver. Comme indiqué à la clause 14.4, en supprimant le compte MyPeopleDoc MD , l’Utilisateur reconnaît que tous les Fichiers et les données associées seront définitivement supprimés.

17. GÉNÉRAL

17.1. Transfert. UKG se réserve le droit de transférer les présentes Conditions d’utilisation et les relations contractuelles y afférentes, à tout tiers de son choix.

17.2. Sous-traitance. UKG se réserve le droit de sous-traiter à toute entreprise de son choix tout ou partie des Services. UKG reste seule responsable vis-à-vis de l’Utilisateur et est responsable des actions intentées contre ses sous-traitants défaillants.

17.3. Législation applicable. Sans préjudice de toute législation applicable au maintien de l’ordre public et/ou à toute disposition internationale applicable concernant l’ordre public, les présentes Conditions d’utilisation sont régies par la loi du pays où l’Utilisateur a sa résidence habituelle, sans égard aux règles de conflit de lois.

17.4. Médiation. L’Utilisateur peut soumettre à la médiation tout litige qui pourrait survenir en relation avec l’interprétation, la validité ou l’exécution des présentes Conditions d’utilisation. Cette médiation sera demandée par FEVAD (Fédération du e-commerce et de la vente à distance) dont les coordonnées sont les suivantes : BP 20015 - 75362 Paris Cedex 8- - http://www.mediateurfevad.fr. Après demande écrite préalable des Utilisateurs à l'UKG, le service de médiation peut être saisi pour tout litige de consommation qui n'aurait pas été réglé. Les modalités de contact avec le médiateur sont accessibles sur https://www.mediateurfevad.fr/index.php/espace-consommateur- 2 . Lorsque cela est possible et autorisé par la réglementation applicable, les parties conviennent de prendre en charge la moitié des frais de médiation. Les parties conviennent également de coopérer entre elles en vue de rechercher une solution amiable. Les parties conviennent de garder strictement confidentiels tous les échanges, lettres ou documents qui auront lieu au cours de la procédure de médiation.

17.5. Juridiction. À défaut d’accord amiable ou de règlement, les parties donnent expressément compétence exclusive aux tribunaux compétents du ressort de l’utilisateur en cas de litige relatif
à l’interprétation, la validité ou l’exécution des présentes conditions d’utilisation.


CONDITIONS PARTICULIÈRES APPLICABLES PAR JURIDICTION :

FRANCE

CONDITIONS PARTICULIÈRES POUR LA DÉLIVRANCE DES BULLETINS DE SALAIRE EN FRANCE

1. DROITS DES UTILISATEURS CONCERNANT LES BULLETINS DE PAIE

L’Employeur choisit entre les deux options ci-dessous comme moyens d’obtenir l’accord des Utilisateurs pour la mise en place du service de distribution électronique des bulletins de salaire (ci-après dénommé « Distribution »), comme suit : (i) l’Employeur décide d’obtenir le consentement de l’Utilisateur avant la mise en place dudit service (« Acceptation »); ou (ii) l’Employeur décide de donner à l’Utilisateur la possibilité de refuser la distribution (« Refus »).

● Avec consentement préalable (« Acceptation »)

Si l’Employeur choisit de recueillir le consentement de l’Utilisateur avant la mise en place de la Distribution, l’Utilisateur, en acceptant les présentes Conditions d’utilisation, donne son accord à l’envoi des bulletins de salaire par voie électronique.

L’Utilisateur peut décider de révoquer son consentement à n’importe quel moment par la suite, en modifiant les paramètres de son compte. L’Employeur devra se conformer à la demande de l’Utilisateur (c’est-à-dire la reprise de l’envoi des bulletins de salaire sous format papier) dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les trois (3) mois suivants la réception de ladite demande.

● Bulletin de salaire numérique par défaut (« Refus »)

Si l’Employeur choisit de mettre en place la distribution électronique des bulletins de salaire par défaut, l’Utilisateur disposera d’un (1) mois à compter de la date de réception de la notification par l’Employeur pour refuser la distribution avant l’envoi du premier bulletin de salaire sous format électronique. L’Utilisateur peut informer l’Employeur qu’il refuse la Distribution, soit via MyPeopleDoc MD , soit par tout autre moyen pouvant être dûment daté (par exemple en s’adressant directement à l’Employeur).

Après ce délai d’un (1) mois de rétractation et lorsque la distribution a été établie, deux scénarios peuvent
se produire :

⇒ En l’absence de refus préalable de la part de l’Utilisateur, les bulletins de salaire seront distribués sous format électronique sur le compte.

⇒ En cas de refus préalable de l’Utilisateur, l’activation du compte entraîne l’acceptation de
la Distribution.

Dans chaque scénario, l’Utilisateur dispose de la possibilité de révoquer son consentement à tout moment via MyPeopleDoc MD ou par tout autre moyen pouvant être dûment daté (par exemple en s’adressant directement à l’Employeur). L’Employeur devra se conformer à la demande de l’Utilisateur (c’est-à-dire la reprise de l’envoi des bulletins de salaire sous format papier) dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les trois (3) mois suivants la réception de ladite demande.

L’Employeur pourra décider que la possibilité de retourner aux bulletins de salaire au format papier, telle que mentionné ci-dessus, ne sera pas disponible dans les paramètres du compte. Dans ce cas, l’Utilisateur doit soumettre sa demande directement à l’Employeur.

2. PÉRIODE DE CONSERVATION DU BULLETIN DE SALAIRE

Les bulletins de salaire seront conservés dans MyPeopleDoc MD pendant au moins cinquante (50) ans à compter de la date de leur premier enregistrement, même si l’Utilisateur décide par la suite de revenir aux bulletins de salaire sous format papier. Pendant cette période de conservation des bulletins de salaire, l’Utilisateur pourra librement consulter, imprimer, télécharger et/ou partager les bulletins de salaire.

Les dispositions du présent article resteront valables après l’expiration des présentes Conditions d’utilisation.

3. SI UKG CESSE SES ACTIVITÉS

En cas d’interruption des Services pour cause de cessation d’activité par UKG, les Utilisateurs seront informés au moins trois (3) mois avant l’arrêt définitif du Service. Pendant cette période, les Utilisateurs pourront récupérer/télécharger tous les Fichiers qu’ils ont conservés sur leur compte sans qu’il soit nécessaire de réaliser des actions de nature complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.

ALLEMAGNE

1.                      RESPONSABILITÉ

La phrase suivante de la section 12.2 ci-dessus :

« Dans la pleine mesure de ce qui est permis par la législation en vigueur, UKG ne peut être tenu responsable des dommages indirects, tels que la perte de revenus ou d’intérêts, que l’utilisateur pourrait subir. UKG ne peut être tenu responsable des dysfonctionnements ou problèmes d’accès au compte MyPeopleDoc MD suite à des évènements de force majeure, tels que définis par les lois en vigueur et la jurisprudence. »

Est changé par :

112.2 (a) Responsabilité d’UKG en cas de négligence légère

Si une violation par UKG des présentes conditions d’utilisation est causée par une négligence légère d’UKG, UKG ne sera responsable envers l’utilisateur des dommages que si UKG a manqué à une obligation essentielle, c’est-à-dire une obligation dont l’exécution est une condition préalable à la bonne exécution des services ou dont la violation compromet l’objectif recherché par les présentes conditions d’utilisation et que l’utilisateur pouvait légitimement compter sur son exécution par UKG. Dans ce cas, la responsabilité d’UKG devra être limitée aux dommages qui étaient prévisibles au moment de la conclusion des présentes conditions d’utilisateur, et qui peuvent normalement survenir en relation avec les présentes conditions d’utilisation.

12.2 (b) Responsabilité d’UKG pour les dommages indirects

Sous réserve de l’article 12.2(c), UKG ne sera tenu responsable que pour des pertes ou des dommages
(y compris, mais pas exclusivement les pertes de profits, l’interruption du service, la perte d’activités, d’opportunité commerciale, d’économies anticipées ou l’atteinte à la réputation) indirects, consécutifs, ou spéciaux, dans la mesure où ces pertes étaient prévisibles au moment de la conclusion des présentes conditions d’utilisateur, et peuvent normalement survenir en relation avec les présentes conditions d’utilisation. Cette disposition s’applique aussi à la responsabilité d’UKG concernant l’obtention de services de substitution.

12.2(c) Exceptions

Aucune disposition des présentes conditions d’utilisation ne limite ou n’exclut la responsabilité d’UKG (a) en cas de décès, de dommages corporels ou de dommage sur la santé qui résultent de sa négligence ou de celle de ses auxiliaires d’exécution, (b) pour les pertes subies à la suite d’une faute lourde ou d’une inconduite volontaire, ou (c) pour les pertes subies qui ne peuvent être limitées ou exclues par la loi, en particulier la responsabilité prévue en vertu de la loi allemande sur la responsabilité du fait des produits (Produkthaftungsgesetz).

CHINA

1. Application of the PIPL
For Users in the People’s Republic of China (“China”), the processing of Personal Data in connection with the Account is subject to Personal Information Protection Law of China (“PIPL”) and applicable laws.

2. Processing of Personal Information
Personal Data is processed for the purposes set out in these Terms of Use and the Privacy Notice , including account management, provision and operation of the Services, security, and User support.

3. Cross-Border Transfers
Personal Data may be transferred to, stored in, or accessed from jurisdictions outside China, including where UKG or its sub-processors operate. Appropriate safeguards are implemented in accordance with applicable laws. Further information is available on UKG’s Transparency Page.

Where required, such transfers are subject to separate consent. Further information is available on UKG’s Transparency Page .

4. Consent
Where required under applicable law, users in China will be presented with a separate consent request for the cross-border transfer of their personal information. By providing such consent, users agree to the processing and cross-border transfer of their personal information as described in these T erms of Use and the Privacy Notice.

5. User Rights
Users in China may exercise their rights under applicable laws, including access, correction, and deletion of personal information, in accordance with Section 7 of these Terms of Use or the Privacy Notice.

Dernière révision : April 2026